הנהלת חשבונות היא הכרח בכל עסק ואם בכוונתכם לפתוח מסעדה, זה הוא בוודאי דבר שתהיו חייבים לעשות היטב. אחת הדרכים להתייעל מבחינה זו, היא להשתמש במערכת ניהול חשבונות באינטרנט. מה זה אומר בעצם? האם זה חוקי? ואילו יתרונות מערכת כזו מספקת?

להתייעל עם אייקאונט

מסעדות הן סוג עסקים, שבו יש לקוחות רבים, ספקים רבים, ביצוע מכירות רבות בכל יום. זה הוא בהחלט עסק מסוג מורכב, שגם דרישות הנהלת החשבונות שלו אינן פשוטות. מערכת הנהלת חשבונות עשויה גם להקל על כך וגם לספק יתרונות מיוחדים נוספים. אם נדגים משרות בולט מסוג זה, עם המערכת של icount תוכלו להפיק בקלות מסמכים כמו קבלות, לטפל בסליקת אשראי ובניהול צ'קים, ניהול מלאי ותשלום לספקים וניהול אוטומטי של תזרים המזומנים. ואלה רק כמה דוגמאות ליכולות הרבות. במה עוד זה מתבטא?

במרוכז

במערכת מסוג זה, כל המידע הרלוונטי נשמר בארכיון מרכזי, אשר קל ומהיר לעבוד מולו. המערכת גם מרכזת לתוכה ביצוע מגוון פעילויות הנהלת חשבונות, דוגמת ניהול הוצאות. כך שבשורה התחתונה, מקבלים פישוט וייעול, כתוצאה מריכוז הדברים במקום אחד.

בענן

הנהלת חשבונות באינטרנט מספקת את הקלות והנוחות, של שירותים באינטרנט באשר הם. מה שנקרא "שירותי ענן". במקום להחזיק בבעלותכם שרת ולשלם על רישיונות תוכנה ולהעסיק אנשי מקצוע שיטפלו בתשתית זו,

אתם משלמים סכום חודשי קטן, על גישה לשרות מרוחק. הטיפול השוטף בתשתיות שמאחורי הקלעים, עובר לאחריות הספק והוא "שקוף" מבחינתכם. תוכלו לגשת למערכת באמצעות כל התקן מחשוב (שמחובר לאינטרנט, ועל כן תצטרכו ספק אינטרנט), מכל מקום ובכל זמן. אפילו הפקס "בענן" – ניתן לשלוח פקסים היישר מהמערכת.

יכולות מתקדמות

מעבר ליכולות הבסיסיות, המייעלות את ניהול החשבונות השוטף, יש למערכת זו מגוון יכולות מתוחכמות ומתקדמות. לדוגמה: היא מאפשרת להשתמש בחתימה דיגיטאלית, להפיק מגוון דו"חות מתקדמים, לסרוק חשבוניות ולנהל הוראות קבע. אם מדובר במערכת מסוגה של icount, היא מגיעה עם יכולות אינטגראליות נוספות שכדאי להכיר, גם מעבר ליכולות הנהלת חשבונות קלאסיות. יכולות כאלה, מוסיפות לאטרקטיביות של השרות וצריכתן מאותו ספק, מקדמת "צמצום ספקים". יכולת כזו לדוגמה (מ-icount) היא זימון תורים עצמי על ידי הלקוח, בהתאם למועדים פנויים ביומן שמוצג לפניו באינטרנט.

באינטגרציה

ניהול החשבונות באינטרנט, מתבצע תוך אינטגרציה מתקדמת מאוד עם מגוון מערכות אחרות, לפי הצורך. ניתן לייבא ולייצא נתונים מול מערכות שונות, כולל כמובן אקסל. ניתן לעבוד מול מערכות הנהלת חשבונות רגילות בולטות דוגמת חשבשבת, מול שרותי תשלום דוגמת פייפאל ומול אתרי מסחר שונים. API (ממשק תכנות. Application Programming Interface) מספק אפשרויות הרחבה והתאמה נוספות, באמצעות פיתוח תוכנה. כמובן, המערכת של icount מגיעה עם אינטגרציה מובנת לכל חלקיה, כולל החלקים שאינם ספציפית הנהלת חשבונות (כמו מודול ה-CRM – ניהול קשרי לקוחות).

על אוטומט

מערכת הנהלת החשבונות באינטרנט מציעה אפשרויות רבות של אוטומציה. ניתן למשל, לשלוח תזכורות אוטומטיות ללקוחות שלא שילמו. התזכורות יכולות להישלח ב-SMS או באמצעות הודעת אימייל. ניתן לשלוח באופן אוטומטי חשבוניות על תשלומים דחויים ועוד. כמו כן, המערכת מבצעת גיבויים באופן אוטומטי, ברקע. האוטומציה היא תכונה חשובה ביותר למעשה, אשר מאפשרת לעסק כמו מסעדה להתמקד במה שחשוב לו, במקום להוציא זמן רב על מנהלות הנהלת חשבונות שונות. אוטומציה גם מצמצמת טעויות אנוש, מאחר שהיא פועלת תמיד באותו האופן התקין שבו היא הוגדרה במקור.

לסיכום

מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט, היא פתרון שכדאי לכל בעלי מסעדה לשקול להשתמש בו.