שירות הקלטת שיחות, הוא סוג שירות שימושי מאוד לעסקים ובוודאי למסעדות. מדוע?

מדוע זה דרוש?

שירות הקלטת שיחות, דרוש לעסקים מכמה וכמה סיבות חשובות. אם עובדים עם ספק מוביל שמספק את השירות, נהנים בין השאר מהיכולת לבצע:

תיעוד שיחות קל

לתעד בקלות וביעילות שיחות עם לקוחות, ספקים וכל גורם אחר אשר חשוב לכם להקליט.

בכדי להחזיק בהוכחה

הקלטה מהווה פתרון מצוין, להוכחת דברים שעלולים להיות במחלוקת בהמשך.

לשיפור השרות

ניתן להיעזר בהקלטות כאלה, גם לשם בקרה על השרות ושיפורו.

לשמירה מהירה של אינטראקציה קולית

במקום לתמלל אינטראקציה קולית שחשובה לכם, קל יותר להקליט אותה. שיחות קוליות שונות מהותית ממסמכים רשמיים בכתב. הן עשויות להתנהל במהירות והנציגים שלכם לא בהכרח ירשמו במדויק את כל הנאמר. הקלטה שומרת הכול ובקלות.

מסעדות באופן ספציפי, עובדות מול גורמים רבים, כולל לקוחות וספקים לא מעטים, לא חסרה להם אינטראקציה עם בנקים ורשויות שונות וגם היבט השרות מאוד משמעותי עבורן.

בחירת ספק

בבחירת ספק שירות הקלטת שיחות למסעדה, מומלץ לשים לב לנקודות הבאות בשירות שהוא מציע:

• קלות הפעלה – יכולת להפעיל את ההקלטה במהירות ובקלות.
• קלות ניהול הקלטות – קלות השימוש בארכיון השיחות ויכולת גישה אליו מכל סוג של התקן מחשוב.
• יכולת חיפוש נוח, על פי פרמטרים שונים (מחלקה, יום ושעת הקלטה, מספר השלוחה בה השיחה הוקלטה ועוד).
• הגנה על המידע – גישה להקלטות לפי הרשאות גישה. שמירה מאובטחת שלהן אצל הספק.
• אינטגרציה – יכולת התחברות קלה של מערכת הקלטת השיחות, למערכות פנים ארגוניות שונות.
• בענן ומקומי – אפשרות לשמור את קבצי ההקלטות אצל הספק ("בענן") וגם להוריד אותם להתקני מחשוב בתוך העסק.
• יכולות מתוחכמות – יכולות מתקדמות ומתוחכמות שונות, דוגמת עדכון קישור להקלטה בממשק הניהול באופן אוטומטי. או תיוק הקלטה באופן אוטומטי לתוך כרטיס הלקוח במערכת CRM.

מה אומר החוק

חוקים הם נושא מורכב, אבל לגבי הקלטות יש תמונה כללית פשוטה יחסית וכמה כללי מפתח, אשר אותם (לפחות) חשוב מאוד להכיר:

• בהתאם למקצוע – ראשית, יש תחומי מקצוע שבהם החוק אוסר על הקלטות ומי שעוסק בהם, אמור לדעת זאת. עם זאת, יש גם מי שמחויב להקליט את השיחות ולהעביר אותן לצרכן, ולכן חשוב לדעת מה חובתכם על פי חוק. אם אתם לא בטוחים – כדאי להתייעץ עם עורך דין.
• לא למטרות פשיעה – כמו כן, אסור להקליט למטרות עברה על החוק.
• מותר, למי שצד בשיחה – כעקרון, מותר לכם להקליט כל שיחה, שאתם אחד הצדדים בה. זאת, בשונה מהקלטת שיחה של גורמים אחרים, אשר מוגדרת כ"האזנת סתר" והיא אסורה על פי החוק. זו עשויה להיות הקלטה בשיחה ישירה עם לקוח, טלפונית, בתקשורת דרך האינטרנט (שיחת ועידה או צ'ט קולי).
• אין חובה ליידע – אתם לא חייבים לידע את הגורם שאיתו אתם מדברים, שהשיחה מוקלטת. כמובן, גם אין מניעה לעשות זאת. ואכן, יש עסקים שבמסגרת מענה קולי אוטומטי משמיעים הודעה, אשר מעדכנת את הלקוח המתקשר, שהשיחה עשויה להיות מוקלטת.

לסיכום

אין ספק לגבי החשיבות העסקית והמשפטית (ולא רק) של היכולת להקליט בעסק. לאור זאת ומאחר ששירותים בתחום זה זמינים ברמה גבוהה ובעלות נוחה מאוד, מומלץ ליישם זאת בכל מסעדה.